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この記事の内容：苦情の手紙を書く適切なトーンとフォーマットを使用する手紙に従う
多くの人が人生のある時点で苦情の手紙を書きます。特定の会社の製品やサービスに満足していない場合、これらの問題は通常、両方のパートナーの利益のために、状況を強く非難する手紙で解決できますが、丁寧な方法です。苦情の手紙を書くことは難しくも苦痛もありません。あなたがしなければならないことは、事実を明確かつ丁寧に提示することです。
ステージ
パート1苦情の手紙を書く
- 手紙を顧客サービスに宛ててください。 苦情の手紙を書きたいときは、問題の会社の顧客サービスに直接連絡する方が効果的です。顧客サービスは顧客の苦情を処理するために使用され、リクエストが効率的かつ効果的に処理されるのを見る可能性があります。
- 可能であれば、この部門のマネージャーの名前を探してください。礼儀的な声明で手紙を始めます 拝啓 若しくは 親愛なるマダムその後に人の名前が続きます。カスタマーサービスマネージャーの名前が見つからない場合は、丁寧なフォームを書いてください。
- カスタマーサービスの住所は、会社のウェブサイト、会社のパンフレット、使用されている広告資料、または提供されている製品のパッケージまたはラベルに記載されています。
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ポイントに直行します。 手紙の最初の行には、なぜ手紙を書いているのか、苦情の本質は何かを明確に示す必要があります。問題のすべてのシリアル番号またはモデルを忘れずに、サービスが提供された（または購入された）日付、時刻、場所など、可能な限り多くの関連する事実を展示します。- missiveの受信者は、5秒以内に手紙の目的を識別できなければなりません。ですから、長すぎてバラバラな紹介から始めることは避けましょう。
- 次の段落で詳細を説明したり、状況を説明したりできますが、最初の行では苦情をできるだけ簡潔に強調する必要があります。
- 最初の文は次のようになります。「7月15日にパリのXXXストリートの地元で買ったヘアドライヤーの故障について文句を言うために書いています。 "
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問題の結果について具体的に説明してください。 製品の交換、払い戻し、修理、またはその他の形の補償が必要な場合は、2番目の段落で明確にしてください。したがって、フォームやその他の返信の手紙を受け取らず、受信者に何か作業をさせることができます。- 発言では可能な限り建設的であり、直面している問題を解決する方法を提供して、会社との関係を維持するようにしてください。製品の購入やその会社のサービスの利用を絶対にしないと脅迫しながら、払い戻しまたはその他の形の補償を求めた場合、リクエストが処理されないことがあります。
- 会社に大きな問題を修正してもらいたい場合は、レターにそれを含めますが、時間がかかることを忘れないでください。
- 最初の手紙で訴えると脅してはいけません。これは使用する最後の手段かもしれませんが、最初に苦情の手紙を送り、好意的な応答を待ちます。
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バウチャーのコピーを添付してみてください。 領収書、保証書、保証書、送信した小切手のコピー、必要に応じて写真やビデオを添付できます。すべての文書をレターに含める必要があります。すべての書類は手紙に添付する必要があります。- 添付したいピースのコピーを送信してください。ただし、オリジナルは送信しないでください。このようにして、サポート文書を第三者に提出する必要がある場合に、この重要な情報を失うことはありません。
- レターに添付するすべてのコピーを指定することを忘れないでください。例は次のとおりです。「保証書のコピーとヘアドライヤーのシリアル番号の情報とともに、私の領収書のコピーを添付してください。 "
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問題を修正する時間を与えてください。 これにより、問題の解決に適切な期間を確保できます。これにより、安心して問題を短時間で解決できます。- また、期限を設けることで、手紙が紛失したり忘れられたりする可能性がなくなり、会社との関係がさらに緊張する可能性があります。
- この遅延が適切であることを確認してください。何を求めているかに依存していても、通常は1〜2週間で十分です。
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敬意をもって手紙を閉じてください。 受取人に助けてくれたことに感謝し、問題を解決するためにいつ連絡を取りたいか、そしてどのようにそれを行うかを彼らに知らせてください。これにより作業が簡素化され、より効率的な結果が得られます。- 受取人の名前がわかっている場合は「誠実に」、そうでない場合は「私の挨拶を受け入れてください」などの式で正式に手紙を閉じます。 「心からの挨拶」や「心から」などの非公式の閉鎖式は避けてください。
パート2適切なトーンとフォーマットを使用する
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礼儀正しく. あなたは怒っているかもしれませんし、おそらく正しいかもしれませんが、礼儀正しくないことは、受信者を守備状態にするだけです。敬意を払って手紙を書き、脅迫的、いらいらするような、または皮肉な発言をするためにあらゆる費用を避けてください。あなたの手紙をリンクする人はあなたに起こるすべてに直接責任を負わないことを忘れないでください、そして彼女は怒っている消費者ではなく、礼儀正しく友好的なクライアントを助けるために、より受容的で幸せになりますそして誰が非難する口調を持っています。- あなたが求職者を送っている会社があなたに意図的に望んでいないことを覚えておいてください。ほとんどの企業は、顧客を満足させています。
- 受信者を悪意があると思い込むのではなく、あなたを助けたい人として扱う方が成功するでしょう。
- 怒っているときは手紙を書かないでください。落ち着くことが期待されます。または、必要に応じてそれを書き留めて、送信する前に1〜2日待ちます。おそらく、いくつかのアイデアをより積極的でないように言い換えることができます。
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簡潔にしてください。 カスタマーサービスの担当者は毎日何百通もの手紙を受け取ることができるため、読み始めたらすぐに何が期待できるかを正確に把握するために、非常に迅速にポイントに到達することが重要です。あなたの手紙が長すぎたり、詳細すぎる場合、読者はクエリの内容を表面的に見る傾向があり、提案する問題や解決策の明確な考えが分からないでしょう。- 不必要な詳細や意図的な炎症の発言は避けてください。
- 1ページにあなたのミッシブスタンドを作るか、200語未満を作ります。
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権威。 この態度はあなたの手紙に正しい調子を与え、会社の役人にあなたの苦情を非常に真剣に受け止めさせるかもしれません。これは特に、重大な財政的影響を与える可能性のある深刻な苦情に当てはまります。- 権威あることには、言語の質、あなたの権利と社会の義務に関する知識、そしてあなたが手紙に示したプロ意識などの多くのことが含まれます。
- これらはすべてあなたに信頼性を与え、あなたの手紙への応答に良い影響を与える可能性があります。
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適切な形式で手紙を書きます。 上記のように、あなたの手紙を可能な限りプロフェッショナルにするために使用されるレイアウトは、苦情の受け取り方法を決定します。名前と住所、日付をページの左上隅に示し、その後に受信者の名前または役職、および会社の住所を左側のレター本文のすぐ上に示します。- 読みやすく、コンテンツをきれいにするために、常にコンピュータを使用して求職者を入力してください。手書きで手紙を書く必要がある場合は、消去やインクの汚れがなく、手書きが明瞭で読みやすいことを確認してください。
- 最後の文の下に空のスペースを残して、手で署名を書きます。このセクションでは、名前を読みやすく記述する必要があります。
- 同じサイズの段落を使用して、きちんとしたスペースの良い文字を書きます。
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スペルと文法を確認してください。 スペルと文法により、苦情の結果を判断できます。ミッシブを印刷する前に必ずスペルチェックを行うか、送信する前に誰かに読んでもらうようにしてください。
パート3手紙への返信
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待ってください。 辛抱強く、書面で提案した締切日まで、それ以上の行動をとらないでください。会社からの応答なしで確定日が過ぎた場合は、電話をかけるか電子メールを送信してフォローアップし、手紙を受け取ったかどうかを確認できます。会社に疑念の利益を与えることが最善です。- 手紙に関する情報を受け取っていない場合、または解決策が満足のいくものでない場合は、監督者に苦情を申し立てることができます。
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階層構造に従って文句を言います。 カスタマーサービスマネージャーで問題を解決できない場合は、会社の階層構造に従って次のマネージャーを探し、彼と連絡を取ってください。サービス担当者からゼネラルマネージャーまで、もちろんカスタマーサービスマネージャーと副社長を通じて、はしごを登るたびに、以前のレベルとの通信に参加してみてください。したがって、問題の代表者は状況についてより明確な考えを持ち、これは論争のない方法で問題を解決するのに役立ちます。- できれば、次のレベルに到達する前に顧客部門から始めてください。実際、この部門はこれらのタイプの苦情の処理に慣れており、ゼネラルマネージャー宛てのメールはすべて、会社のこの支店に送信される可能性があります。
- この場合、顧客サービスの従業員は、あなたが彼らを回避しようとしたので、自動的にあなたの悪い印象を持つかもしれません。
- ゼネラルマネージャーまたは会社の管理者に手紙を送る場合、事件に関する事前の知識がないため、手紙は非常に明確で簡潔かつよく書かれている必要があります。
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弁護士に相談してください。 弁護士は訴訟を進める方法を知っています。トライアルはあなたの最後の手段であるべきであり、あなたの手紙でそれを言及することは否定的なトーンを設定し、同時にあなたが要求する補償を妨げる可能性があることに留意してください。そのような決定は、裁判で負けた場合にもあなたを傷つける可能性があります。
- 書き始める前に、少し時間をとって、あなたに何が起こったのかを考えてください。状況を熟考し、何を返したいのか、どのように申請するのかを明確に定義したら、苦情の手紙を書き始めることができます。
- 他の人の証言を手紙に含めないでください。実際、この状況が法廷で終わる可能性があると考える場合、証人の声明だけでなく、その名前も省略する方が良いでしょう。また、訴訟は高価になる可能性があることを忘れないでください。非公式に合意するか、少なくとも仲裁を通じて合意することをお勧めします。
- 手紙には、氏名、住所、メールアドレス、電話番号（できれば自宅、オフィス、携帯電話）を含めてください。さらに、苦情のステータスに関する情報を入手できるように、おそらく誰がメールを読むかを調べてください。
- 特定の人について文句を言いたい場合は、手紙を問題の人に限定し、会社全体を中傷しないでください。会社のポリシーについて苦情を言いたい場合は、受信者やルールをrules辱しないでください。問題の問題とリクエストを公開するだけです。
- 不正な用語を使用しないでください。あなたが望むのは補償または問題の解決策であることを忘れないでください。さらに、pro辱的な発言に不快感を抱くことは役に立ちません。より堅固な言語を採用する場合は、受動的な形式を避け、より直接的で説明的な言葉を使用してください。などの言葉 落胆 と 反抗の より硬い 失望.
- すべての通信のコピーを保管し、手紙が送信された日付を忘れないでください。
- 一部のサイトでは、訪問者が苦情を表現できます。他の顧客があなたと同じ会社で同じ状況にあったかどうかを確認してください。
- 最後に読んで、リクエストの内容が正直で、真実で、検証可能であることを確認してください。
- 手書きの手紙を送信することは、電子メール、ファックス、または会社のブログやウェブサイトで行うよりも効果があります。ほとんどの企業は、手書きの手紙を優先しています。
- 財産を破壊したり、他人の健康を害したり、個人の安全を脅かすような、あらゆる種類の身体的または言葉による脅迫をあなたの手紙に呼びかけることは違法です。これらの脅威は嫌がらせと解釈することができます。これは、法廷での訴訟手続きに従う十分な理由であり、罰金から投獄までの制裁の対象となる可能性があります。あなたのために、すべての脅威を無視してください。それらを書面にしないでください。